Korišćenje sistema za evidenciju radnog vremena i obračun plata

Da biste mogli da vršite automatizaciju obračuna plata, morate da imate podatke o prisustvu zaposlenih na poslu, odnosno potrebna vam je  evidencija radnog vremena. Moderni sistemi čija je namena evidencija radnog vremena prate vreme koje zaposleni provede na poslu, kao i vreme u kom je zaposleni odsutan s posla . Odsustvo se zapisuje u sistem, navodeći razlog (godišnji odmor, stručno usavršavanje, bolovanje, itd).

Obračun plata, odnosno prikupljanje podataka o satima rada traje do 2 radna dana, u zavisnosti od broja radnika. Vrši ga osoba koja je zadužena za poslove računovodstva i finansija. Veoma je bitno da ona zna celokupnu metodologiju obračuna plata, odnosno, kako se obračunava koja vrsta rada. Na primer, ukoliko radnik radi na dan državnog praznika, ili treću smenu. Ako osoba koja vrši obračun zarada ode na bolovanje, nastaje veliki problem jer nema koga da pravilno obračuna zarade, pa dolazi do grešaka i kašnjenja u isplati. Takođe, ona ne može da ide na godišnji odmor dok sve u vezi obračuna i isplate zarada ne bude gotovo. Sve ovo su problemi koji nastaju ukoliko preduzeće ne koristi sistem  evidencije radnog vremena. Uvođenjem ovakvog sistema postiže se potpuna automatizacija, od prijavljivanje i odjavljivanje radnika s posla do obračuna plata. Takođe, način na koji se plate obračunavaju ne mora da pamti neko ko taj obračun vrši, već su ta pravila ugrađena u sam sistem. Greške se izuzetno retko dešavaju, a sam sistem pruža mogućnost za otkrivanje grešaka i preporuke za njihovo otklanjanje. Do 2 radna dana koja su za obračun plata bila potrebna pre korišćenja ovakvog sistema, sa njim je potreban samo jedan klik miša. Spajanjem evidencije o radnom vremenu radnika i obračuna plata je uticalo na to da su podaci uvek tačni, ažurni i objektivni. Ukoliko, na primer, radnik zaboravi da unese razlog svog odsustva, sistem će radnika koji obračunava plate pred sam obračun upozoriti da ažurira podatke.

Pre nego što se izvrši izvoz podataka na određeni format podataka (PDF, Word, Excel, itd.) ili štampanje izveštaja, radnik može da ima uvid u detalje različitih vrsta podataka, primanja, načina obračuna, kontrolnih suma, razlika u satima rada, kako bi se mogle otkloniti sve greške u evidenciji, i kako bi podaci bili u potpunosti tačni. Izveštaji koji se mogu štampati pomoću ovog sistema moraju biti u skladu sa aktuelnim Zakonom o radu, a bitno je reći da mogu da se izrađuju pojedinačno za svakog radnika i za sve radnike zajedno, mogu da budu detaljni i sumarni.